MISSION PRINCIPALE : Rattaché.e à la Directrice Générale des Services, l’assistant.e de Direction apporte un appui administratif quotidien à l’équipe de Direction et assure la coordination administrative des services. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Président et la Direction Générale (DGS/DGA/Directeur de Cabinet). En charge de la gestion des assemblées, il/elle pilote le processus de délibération et garantit le bon fonctionnement des instances.

Assistance de direction
▪ Assiste les élus et la Direction sur le plan administratif
▪ Assure l’accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Président, des élus et de la Direction
▪ Enregistre, suit et répond aux mails et courriers adressés à la Collectivité, à la Direction et au président et assure le suivi des réponses
▪ Assure le circuit des parapheurs
▪ Prépare, suit et diffuse les convocations et plannings des instances communautaires (Bureaux, Conseils, Commissions thématiques, CODIR, réunions de services…)
▪ Prépare le calendrier des instances et organise les réunions (réservation de salles, support de réunion …)
▪ Effectue un travail de recherche et d’information afin de constituer les fonds de dossiers
▪ Assure une veille juridique
Gestion des assemblées
▪ Programme les instances et pilote le rétroplanning des services
▪ Assiste et accompagne les services dans l’élaboration des dossiers et la préparation des délibérations : collecte, corrections, formalisation, …)
▪ Assure la complétude des dossiers et le contrôle de cohérence
▪ Sécurise la rédaction de l’ensemble des actes de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations…), transmet les actes au contrôle de légalité et en assure le suivi (recueil…)
▪ Assure la tenue des registres des délibérations

MISSIONS PONCTUELLES
▪ Assure le suivi des commandes de fournitures administratives des élus et de la Direction, prépare les bons de commandes
▪ Dans le cadre des élections communautaires, assure le pilotage, la bonne exécution de l’élection et la mise en oeuvre de l’élection
▪ Assure l’organisation des cérémonies de départs à la retraite, de la cérémonie des voeux et des autres évènements de la collectivité, en relation avec les équipes en charge du protocole

PARTICULARITES DU POSTE
▪ Interface avec les élus communautaires, la DGS, la DGA, le DIRCAB et les COMMUNES
▪ Interface avec l’ensemble des services, le public, les EPCI, la Préfecture et les Partenaires institutionnels et associatifs
▪ Horaires en soirée à raison d’une à deux fois par mois, dans le cadre de la participation aux instances communautaires

PROFIL
Bonne connaissance de l’environnement territorial
Connaissances juridiques
Maîtrise des outils informatiques et bureautique
Aisance rédactionnelle
Discrétion professionnelle
Méthode et rigueur dans l’application des procédures et des délais
Sens de l’organisation
Techniques de classement, d’archivage et de recherche documentaire
Techniques de recherche documentaire
Autres techniques de secrétariat (prises de notes, publipostage, …)
Techniques d’accueil et d’écoute
Maîtrise des règles de la communication orale, téléphonique et écrite
Maîtrise des règles en matière de transmission d’information aux usagers

REMUNERATION : Statutaire (à partir de 2 200 € brut/mois selon profil et expérience) + CNAS + participation mutuelle labellisée

DOSSIER DE CANDIDATURE
❖ Lettre de motivation + CV
❖ Diplôme le plus élevé
Pour les fonctionnaires :
❖ Dernier arrêté de situation administrative ou attestation d’inscription sur liste d’aptitude
❖ Dernier Compte Rendu d’Entretien Professionnel

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES : 03/10/2024